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筹备组回复镇城建办指导意见的函
对回龙观镇城建办《指导意见》的答复函
回龙观镇城建办：
贵办《关于对龙泽苑社区首次成立业主委员会的指导意见》（以下简称《指导意见》）已经收到，感谢贵办对龙泽苑社区业主大会筹备组（以下简称“筹备组”）工作的大力支持与关心指导。
筹备组1月5日上午对《指导意见》进行了深入、认真的讨论，现将筹备组对《指导意见》和《关于对龙泽苑社区业委会筹备组在成立业主大会事宜中的几点意见》（以下简称《几点意见》）中的讨论结果向贵办答复如下：
1. 关于筹备期的时间
首先，对《指导意见》提出的“业主清册由镇政府协调10日内由开发建设单位提供”，筹备组一致表示衷心感谢贵办在这一问题中所提供的大力支持。
其次，考虑到对《业主清册》的核对与公示需要一定的时间，其他文件的修改与公示也需要较长的时间，短时间内实难完成《指导意见》中提出的“至2010年2月1日前完成筹备组工作，包括召开首次业主大会”的时间安排。筹备组讨论将筹备期延长至2月28日，即筹备组将在2月28日前完成业主大会的各项筹备工作。3月1日召开首次业主大会。
2. 《几点意见》中对许多具体的问题给出了详尽的指导意见。筹备组经过研究，现对这些具体问题提出我们的意见：
（1）关于业主大会投票时间的问题
我们认为，业主大会筹备期的时间与采用书面形式召开业主大会的时间是相互关联，又互不重叠的。现有的政府文件规定的都是业主大会筹备期的时间，对于业主大会召开的时间没有明确规定。如市政府2008年第54号文件规定：“采用书面形式的，应当按照业主大会会议召开方案规定的时间、地点和方式，发放、回收书面表决书，并做好签收和登记工作（第二十三条）。”针对龙泽苑社区的具体情况，为保证业主大会顺利成功召开，我们提出业主大会投票期应设为3个月，但可根据需要延长1个月。
（2）关于业主委员会委员的人数问题
我们同意贵办建议的由11人组成的意见。
（3）关于确定业委会委员候选人的问题
筹备组将通过正式程序，书面授权“推选委员会”，从目前的25名候选人中推选出16名候选人，作为筹备组提出的候选人建议名单，并予以公示。这是市政府2008年第54号文件第十九条中的第四和第五条规定的内容（第四条：业主委员会委员候选人产生办法（草案）；第五条：业主委员会委员候选人建议名单及简况。）同时，筹备组仍将所有自荐的或联名推荐的候选人作为业委会的一般候选人，予以公示。不会剥夺所有自荐人或联名推荐的候选人的候选资格。
（4）关于公示业委会委员候选人的问题
我们将在龙泽苑小区内先后两次公示候选人的基本情况。第一次，公示已经报名的25名候选人的基本情况，并附上候选人产生办法（草案）和推选委员会委员名单，公示期为7天。第二次，将经推选委员会按照业主委员会委员候选人产生办法，推选产生的16位候选人作为筹备组建议名单，公示名单及简况。公示期为7天。两次公示均由筹备组公示，而非由选举委员会公示，但两者都要在公示文件上签字。
（5）关于正式候选人的人数问题
我们对业委会候补委员不做人数限制，即业主将从16位候选人中选出11位业委会正式委员，其他候选人根据得票数的多少，入选候补委员。正式委员的选举，属于差额选举。候补委员可以是1位，也可以是2位，或者5位。
（6）关于代理人可代理人数的问题
在市政府2008年第54号文件中并未就代理人可代理的人数做限制性规定。该文件第二十四条规定如下：“业主可以书面委托代理人参加业主大会会议，委托书应载明委托事项和业主专有部分面积，一名代理人可同时代理业主的具体人数应当在业主大会会议召开方案或业主大会议事规则中明确规定。”自2010年1月1日开始执行的住建部2009年第274号文件中，也未对代理人可代理人数做出限制性规定。所以，我们认为龙泽苑业主大会议事规则中规定的，代理人最多可代理3人的方案并未违反国家的相关政策。
（7）关于表决书的送达和回收问题
我们原则上接受贵办在《几点意见》中建议的应由三人一组送达与回收表决书的组织形式。考虑到送达与回收表决书可能要上门入户，人多时业主接待不太方便，故定为不少于2人。一名为筹备组人员，一名为居委会人员或居民代表。
为保证表决书回收时的保密性，回收人员应携带封闭的票箱。同时规定，筹备组中候选人不可以参加回收表决书和选举中的计票和唱票工作，但可以参与表决书的送达工作。
（8）关于业主大会的经费问题
筹备组目前无法取得共用部位、共用设施设备经营收益情况，故只制定经费来源，具体金额待首届业委会成立后根据实际情况制定业主大会的活动经费使用规定，并交由下一次业主大会表决。
（9）关于筹备组文件的效力问题
在现有的政府文件中，没有规定要求筹备组的文件必须经过居委会盖章才能产生效力。在示范文本中虽有“居委会代章”字样，也只意味着筹备组没有公章，居委会代为盖章之意。只要筹备组按照议事规则通过的文件，即为有效。
我们理解政府公布的示范文本是为了帮助社区业主大会筹备组更为方便快捷的成立业委会，所提供的示范文本虽然具备重要的参考意义，但并非强制执行。
因此，我们根据本小区的实际情况做了相应的调整和修改。下一步，我们会参考贵办的指导意见及本小区的实际情况，再对有关文件进行相应的调整和修改，并报送贵办审核。
（10）关于在工作中需要注意的问题
贵办向筹备组提出了加强各方面的沟通、加强制定材料的严谨性、加强收集业主的反馈意见等建议都是具有建设性的很好的建议，我们将在今后的业主大会筹备工作中予以贯彻落实。
以上是我们对贵办《指导意见》和《几点意见》的回复。不当之处，还望见谅。
我们衷心感谢贵办在百忙之中积极协助和指导我们社区业委会的筹备工作，希望今后能继续得到贵办的大力支持和具体指导。
龙泽苑首次业主大会筹备组
2010年1月5日
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2010-01-10 17:56:59
